Vacature Communicatiecommissie

De AMHC Communicatiecommissie bestaat uit gedreven vrijwilligers die weten hoe je een boodschap helder overbrengt. Ook – of misschien wel: juist - in deze coronacrisis doen zij belangrijk werk.
Omdat een commissielid op korte termijn stopt én omdat vele handen licht werk maken, zijn we naarstig op zoek naar nieuwe leden! En omdat vele handen licht werk maken, zijn we direct op zoek naar TWEE nieuwe communicatiehelden. Heb je affiniteit met of interesse in Social Media? Dan is dat een absolute pré!

Omdat het handig is als je een beetje weet wat er speelt in verschillende leeftijdscategorieën, zijn wij bij voorkeur op zoek naar 
- een commissielid met een kind in de jongste jeugd/D leeftijd;
- een commissielid met een kind in A/B/C. 

Lees meer

Vacature Secretaris

De termijn van onze Secretaris Janneke Nidam is afgelopen en daarom zijn wij per direct op zoek naar een nieuwe Secretaris van Het Bestuur van AMHC.

Als Secretaris ben je verantwoordelijk voor de formele correspondentie namens de club en communicatie namens het bestuur. Je bekleedt een spilfunctie binnen het bestuur en de club en bewaakt hierbij de bijbehorende (administratieve) processen en communicatie, zowel intern als extern. Je werkt hierbij samen en met een aantal commissies en andere vrijwilligers om deze taken uit te voeren.

Lees meer

Vacature Grote Clubactie!


Nationale Stichting Grote Clubactie helpt verenigingen en instellingen in heel Nederland hun doelen te verwezenlijken door middel van een jaarlijkse loterij. Waardoor wij als club geld kunnen verdienen.
Wij zijn op zoek naar een vrijwilliger die dit voor AMHC wil oppakken.
Het is een eenmalige actie per jaar, het gaat om een coördinerende rol. Je bent verantwoordelijk voor de uitgifte en inname van de Grote Clubactieboekjes en het bijhouden hiervan.

Interesse? Stuur een berichtje naar vrijwilligers@apeldoornsemhc.nl.

Functieomschrijving Secretaris

Doel:

De Secretaris is verantwoordelijk voor de formele correspondentie namens de club en communicatie namens het bestuur en bekleedt een spilfunctie binnen het bestuur en de club en bewaakt hierbij de bijbehorende (administratieve) processen en communicatie, zowel intern als extern. 

Positie in de organisatie:
De Secretaris stuurt een 5-tal commissies aan, namelijk:

- Communicatiecommissie 
- Ledenadministratie
- Uitwisselcommissie UK (nu niet actief)
- Commissie Gevonden Voorwerpen
- Wedstrijdtafel
- AMHC IT

Hoofdtaken:

- U draagt zorg voor notulen, actielijsten en agenda’s van het bestuur en andere bestuurlijke informatie/communicatie zoals ALV’s;
- Opzetten en bijhouden van de jaarplanning van het bestuur;
- Bewaken en signaleren van deadlines (agenda’s en acties);
- Fungeren als postadres van de vereniging en zorgen voor doorzending van de verenigingspost naar de personen en/of de commissies voor wie deze post bestemd is;
- Behandelen van ingekomen stukken en de dagelijkse correspondentie van de vereniging voeren;
- Bijhouden van het verenigingsarchief en het beheren van officiële stukken zoals hypotheekstukken, contractstukken, oprichtingsakte, statuten en huishoudelijk reglement;
- Houdt de inschrijving bij Kamer van Koophandel actueel;
- Kennisnemen van voorschriften van de KNHB en de gemeentelijke/provinciale verordeningen en andere bepalingen;
- Onderhouden van contacten met de KNHB en gemeentelijke (respectievelijk overheidsinstanties).
- Bewerkstelligt een goede communicatie met bovenstaande commissies en houdt deze in stand in overleg met Bestuurslid Vrijwilligerszaken; 
- Ondersteunen van de ledenadministratie;
- Zorg dragen voor informatie vanuit het bestuur naar de communicatiecommissie;
- Vraagbaak en ‘geheugen’ van de club op de korte en lange termijn.

Functie-eisen:

- Goede communicatieve vaardigheden; 
- Nauwkeurig en stressbestendig; 
- Ervaring met het voeren van administraties, notuleren en beheer agenda’s/actielijsten; 
- Leiding kunnen geven aan mensen; 
- Conformeren met het beleid en de visie van de vereniging; 
- Goed kunnen omgaan met vrijwilligers;
- Trends en veranderingen binnen de vereniging signaleren en zo nodig deze melden aan het bestuur en aansturen van de commissies in portefeuille;
- Rol van ‘Spin in het web’ ligt in je aard.

Tijdsbesteding:

- Formeel 1x per maand bestuursvergadering
- Formeel 2x per jaar Algemene Ledenvergadering
- Formeel 1x per maand een overleg met de voorzitter van de commissies in portefeuille
- Indien functiebelang aanwezig/bezoeken vergaderingen KNHB, gemeente, etc.
- Informeel naar eigen invulling i.v.m. deelnemen commissievergaderingen, evenementen, toernooien, etc.

Bijlage:

Communicatiecommissie:
Doel:
De Communicatiecommissie coördineert zowel de interne als externe communicatie van de vereniging. Dit houdt in dat de commissie de website en sociale media onderhouden, leden mailen over ontwikkelingen op de club, het clubblad uitbrengen, de pers op de hoogte brengen van nieuws vanuit de club en andere commissies ondersteunen met hun communicatie uitingen.

Hoofdtaken:

- Verantwoordelijk voor het onderhouden (en bewaken) van de huisstijl van de vereniging in al haar uitingen, zowel intern als extern;
- Verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de website, inclusief het plaatsen van (nieuws-)berichten binnen de afgesproken kaders;
- Verantwoordelijk voor het inzetten van Social Media zoals Twitter, Facebook etc voor verenigingsdoeleinden;
- Het wekelijks digitaal versturen van de Mixer en waar wenselijk extra informatiemailingen naar de leden, sponsoren, reünisten en geïnteresseerden in samenwerking met de Secretaris;
- Het onderhouden van contact met de pers en eventuele andere communicatie- en nieuwsbronnen zoals fotografen en website(beheerders);
- Het ondersteunen van commissies met hun communicatiewensen;
- Verantwoordelijk voor de vormgeving en productie van (digitale) communicatie uitingen, zoals flyers, posters, magazines, persberichten etc, eventueel in samenwerking met derden.

Functies: 
De Communicatiecommissie bestaat uit 6 personen (voorzitter, websitebeheerder, 2 website&mixerredacteuren, 1 social mediaspecialist, vormgever/Dtp’er). Voorzitter rapporteert maandelijks voortgang aan Secretaris.

Tijdbesteding:
-Formeel 2x per maand met vaste communicatiecommissie;
- Informeel naar eigen invulling functies en behoefte vanuit de vereniging i.v.m. evenementen, toernooien etc.

Ledenadministratie:
Doel: 
De ledenadministratie is verantwoordelijk voor het inschrijven, bijhouden en verwerken van mutaties van alle leden (zaterdag- en zondagjeugd, senioren/veteranen, trimhockeyleden).

Hoofdtaken:
- Aanmeldingen en afmeldingen checken, accepteren en verwerken in ledenadministratiesysteem All-United;
- Bij terugkerende leden oude lidmaatschap activeren en gegevens actualiseren;
- Lidmaatschappen bevestigen speelgerechtigd maken;
- Te betalen contributie bepalen en verwerken;
- Eventuele restitutie bepalen in overleg met de Secretaris en doorgeven aan de Penningmeester;
- Penningmeester ondersteunen bij het versturen en incasseren van de contributie;
- Commissies ondersteunen bij het gebruik van All-United;
- Bewaken van de lijst van proefleden en daarover communiceren met de Elftalcommissies en coördinatoren;
- Bij seizoen overgang teams voor volgend seizoen klaarzetten in All-United
- Invoeren van nieuwe teambegeleiders bij de junioren, senioren (teammanager en coaches en/of trainers)
- Zaalteams aanmaken in overleg met Elftalcommissies en zaalcontributie koppelen aan zaalleden;
- Alle binnenkomende mail verwerken, reageren of doorsturen;
- Verantwoordelijk voor de juiste invulling, uitvoering en bewaking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
- Communicatie met het Jeugdsportfonds, KNHB etc.
- Verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van de in- en uitschrijvingsperiode en het eventueel organiseren van opvolgingsactiviteiten in samenwerking met de Penningmeester, Secretaris en/of Communicatiecommissie;

Functies:
De Ledenadministratie bestaat uit 2 leden die rechtstreeks rapporteren aan de Secretaris.

Tijdbesteding:
- Formeel 1x per maand met de Secretaris;
- Formeel 1x per maand met de Penningmeester;
- Informeel naar eigen invulling i.v.m. deelnemen deelcommissievergaderingen, evenementen, etc.

Uitwisselcommissie UK (nu niet actief):
Doel: 
De Uitwisselcommissie UK is verantwoordelijk voor de organisatie van de jaarlijkse jeugduitwisseling met de Londense Hockeyclub Wimbledon met als doel het creëren van een sfeer en binding met AMHC.

Hoofdtaken:
- Het onderhouden van het contact met Hockeyclub Wimbledon met als doel de organisatie van een jaarlijkse uitwisseling (1x per 2 jaar naar London en andersom);
- Het organiseren van de daadwerkelijke uitwisseling waarbij er zowel hockeywedstrijden evenals culturele en gezelligheidsactiviteiten worden georganiseerd i.s.m. Hockeyclub Wimbledon; 
- Het organiseren van onderdak gedurende de uitwisselingsperiode in Apeldoorn;
- Regievoering m.b.t. de wensen en afspraken naar de overige leden, Bestuur en ouders i.s.m. communicatiecommissie.
- (Laten) organiseren van een draaiboek en vastlegging voor toekomst/herhaling;

Functies:
De Uitwisselcommissie bestaat uit 3 leden (voorzitter en 2 commissieleden) aangevuld met vrijwilligers die tijdens de uitwisseling helpen en/of meegaan. Voorzitter rapporteert maandelijks voortgang aan de Secretaris.

Tijdbesteding:
- Formeel 1x per maand met vaste Uitwisselcommissie;
- Informeel naar eigen invulling

Commissie Gevonden Voorwerpen:
Doel: 
De Commissie Gevonden Voorwerpen beheert de gevonden voorwerpen en organiseert tweemaal per jaar een kledingbeurs waarvan de opbrengsten ten goede komen van de clubkas;

Hoofdtaken:
- Verantwoordelijk voor het inzamelen en beheren van de gevonden voorwerpen;
- Aanspreekpunt voor mensen die spullen kwijt zijn en zorgdragen voor een goede afhandeling van vragen en of retourneringen;
- Verantwoordelijk voor het organiseren van de halfjaarlijkse kledingbeurs, eventueel samen met de sportkleding/spullenleverancier;
- Draagt zorg voor een goede communicatie en (financiële) administratie i.s.m. communicatiecommissie en Penningmeester;

Functies:
De Commissie Gevonden Voorwerpen bestaat uit 1 persoon en wordt waar nodig aangevuld met vrijwilligers in overleg met het Bestuurslid Vrijwilligerszaken en de Secretaris.

Tijdbesteding:
- Formeel 1x per kwartaal met Secretaris;
- Informeel naar eigen invulling 

Wedstrijdtafel/Gastheer -vrouw
Doel: 
De gastheer/vrouw is het eerste aanspreekpunt op AMHC voor leden en gasten (teams, toeschouwers, scheidsrechters etc) en heeft een praktisch, organisatorische taak op wedstrijddagen.

Hoofdtaken:
- De Gastheer/vrouw is verantwoordelijk voor de bemanning van de wedstrijdtafel op speeldagen op het complex van AMHC en daarmee het eerste aanspreekpunt;
- Verwelkomt binnenkomende gasten en informeert deze inzake de veldplanning (hoe laat speelt het team op welk veld);
- Gasten wegwijs maken in het clubhuis;
- Overhandigen van de muntjes voor koffie en thee aan de verantwoordelijke coach van het team;
- De Gastheer/vrouw is verantwoordelijk voor het sproeien van de velden, eventueel in overleg met de Managers van AMHC teams;
- De Gastheer/vrouw bewaakt de aanvangstijden van de wedstrijden en de algehele wedstrijdplaning van de speeldag;
- De Gastheer/vrouw ziet toe dat scheidsrechters op tijd aanwezig zijn en neemt actie indien deze niet zijn komen opdagen;
- De Gastheer/vrouw is verantwoordelijk voor de bediening licht installatie, eventueel in overleg met de Managers van AMHC teams;
- De Gastheer/vrouw zorgt voor een prettige, sportieve sfeer op en rond de velden van AMHC en spreekt mensen aan op ongepast gedrag;
- De Gastheer/vrouw ziet toe dat de corvee op juiste wijze wordt uitgevoerd;
- In geval van calamiteiten (ongevallen op en rond het veld) is de Gastheer/vrouw het eerste aanspreekpunt en neemt adequate maatregelen.

Functies:
De Wedstrijdtafel bestaat uit 1 Voorzitter en circa 20 gastheren/vrouwen die op de speeldagen aanwezig zijn

Tijdbesteding:
- De Voorzitter formeel 1x per maand met de Secretaris;
- Gastheer/vrouw circa 1x per maand een halve dag;
- Informeel naar eigen invulling i.v.m. evenementen, toernooien etc.

AMHC IT
Nieuwe commissie, taakomschrijving volgt.